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Gestión Documental

La suite de Gestión Documental de FAS-5 V4 permite el correcto tratamiento de toda la información generada y recibida por la empresa. Su capacidad de relación transaccional, permite relacionar entre sí documentos y e-mails, con y sin adjuntos, y asociarlos a una gestión de la compañía permitiendo posteriormente su rápida localización.

 

Esta suite integra, dentro de la red de la compañía, toda la información generada o recibida a través de diferentes medios como el e-mail y formatos (documento en papel, archivo digital…) ofreciéndola bajo un entorno común a los miembros de la organización.

 

Para ello, permite una correcta catalogación de documentos al poder el propio usuario ubicar, clasificar y guardar los mismos (archivos, e-mails…), según su tipología, en directorios parametrizables inicialmente definidos por él mismo.

Solución de gestión documental de AS Software

Integra la tecnología OCR (Optical Character Recognition) o Reconocimiento Óptico de Caracteres que aporta como novedad la captura automática de los datos y su introducción en el sistema por medio del reconocimiento de los caracteres contenidos en la imagen de cualquier tipo de documento escaneado (facturas de proveedores, albaranes, etc.).

 

Permite así la digitalización de facturas de proveedor: extracción de datos automático sin uso de plantillas; integración contable con FAS-5, quedando la factura pendiente de validar; consulta de la factura digitalizada desde la cartera de proveedores; relación del asiento generado desde la propia factura digitalizada y certificación de factura una vez registrada en FAS-5.

 

Este hecho hace que la suite de Gestión Documental destaque por su alto grado de flexibilidad muy superior a los estándares de otras soluciones existentes en el mercado. El propio usuario/administrador tiene la posibilidad de definir rápida y fácilmente todas las rutas que precise para su catalogación.

 

Además ofrece la ventaja de realizar consultas por medio de la búsqueda de cualquiera de los documentos catalogados, obteniendo como resultado una relación de todos los documentos asociados al mismo.

 

El usuario también puede localizar los documentos por múltiples criterios como: tipo de documento (presupuesto, pedido, albarán, factura…); entidad (cliente, proveedor, producto, etc.); nombre del documento catalogado; observaciones; extensión o formato del documento que buscamos (.jpg, .doc, .xls, .html, .pdf…); nombre del usuario que catalogó el documento; observaciones; palabras claves asociadas al documento; etc.

 

La suite de Gestión Documental evita de este modo la posibilidad de extravío de los documentos y la manipulación física de los mismos, alcanzando con ello la máxima rapidez en su búsqueda con el consecuente aumento de la productividad y ahorro de costes administrativos y de espacio físico para la organización.

Con la Gestión Documental de FAS-5 V4, su empresa conseguirá:

 

  • Disponer rápidamente de todos los documentos y e-mails relacionados con cualquier gestión de la compañía.
  • Digitalizar documentos vía OCR con la introducción consecuente de datos en el sistema por medio del reconocimiento de los caracteres contenidos en la imagen, posibilitando posteriormente su búsqueda y la edición de textos de los documentos digitalizados.
  • Evitar la posibilidad de extravío de documentos y la manipulación física de los mismos, alcanzando la máxima rapidez en su búsqueda.
  • Incrementar la productividad y el ahorro de costes administrativos y de espacio físico para la organización.